Estudo: Usabilidade das Intranets Não Melhorou Durante a Ultima Década

Quando dei o curso de pós graduação de Social Media & Banking no ISGB, o ultimo trabalho individual, revelou algo inesperado. A maioria utilizou a intranet da sua empresa como projeto de melhoramento. Fiquei assim a saber que o estado das Intranets neste sector em Portugal, é assustador.

Se em alguns casos as intranets revelaram-se ser mais apelativos ao olho, nenhuma delas era fácil ou intuitivo na sua utilização – o seu grande objectivo de existência.

Um recente estudo do Nielsen Norman Group revelou que o nível de sucesso da utilização destas intranets para completar tarefas básicas, pelos colaboradores, manteve-se inalterado, aliás ligeiramente a baixo, desde 2002. O nível de sucesso em 2002 era de 75%. Em 2012, o valor desceu um ponto para 74%.

O importante é o contexto – é que as páginas publicas na Web têm demonstrado um enorme melhoramento inclusivo na sua adaptação ao mobile, cada vez mais a forma de muitos acederem a conteúdo, conhecimento e informação online.

Jakob Nielsen, cofundador da Nielsen Norman Group, defende que as intranets tornaram-se demasiadas complexas dado que as empresas têm disponibilizado demasiadas e deveras complexas ferramentas, enquanto muitas também optaram por utilizar o software as is, ou seja, com o mínimo de personalização.

Toby Ward, presidente da Prescient Digital Media, confirma que as intranets não são de todo fáceis de utilizar comparado com páginas normais na Web, dado à sua complexidade, enorme volume de informação e uma falta de personalização às necessidades de cada organização – veja no fim deste artigo, um infographic da Social Intranet.

No seu estudo anual de intranets, a satisfação dos colaboradores e dos executivos, baixou no que concerne à utilização das suas respectivas intranets. Um dos culpados é o SharePoint que é muitas vezes utilizado mas com pouco conhecimento, ou interesse, para o personalizar conforme as verdadeiras necessidades de cada organização.

O mesmo pode-se ver quando as empresas utilizam Sugar CRM ou SalesForce, dois sistemas complexos que necessitam de parametrização bem como a necessidade de personalizar cada modulo para que reflete as necessidades de cada pessoa, departamento, função e organização. Utilizar este tipo de software com pouca ou nenhuma personalização é um erro tremendo.

As funções de pesquisa são muitas vezes apontadas como o calcanhar de Aquiles da plataforma escolhida. Não é de estranhar se verificarmos que search é mesmo uma verdadeira arte, algo que até as maiores empresas têm alguma dificuldade de conquistar – basta ver o Facebook.

Algo surpreendente nas soluções SharePoint et al., é a falta de design e usabilidade de ferramentas tais como aspectos social. Mas a própria cultura de algumas das grandes empresas impede que seja possível desenhar algo atual e fácil de utilizar.

Um dos outros desafios é a falta de comunicação ou integração de outros portais de terceiros, que as empresas utilizam para gerir áreas como os recursos humanos. Na realidade, parece ser mais fácil, e económico, assumir o mau design de terceiros, do que investir numa intranet moderna e visualmente apelativa.

Alguns profissionais desta área justificam-se com o facto que as intranets não pioraram, mas sim, não melhoraram. Hmmm….

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imagem destaque: Hanson Inc.